Certains se posent la question de savoir ce qu’est une caisse enregistreuse, nous allons donc y répondre dans cet article.
Une caisse enregistreuse est un équipement destiné à enregistrer, calculer et conserver des opérations de ventes réalisées dans un commerce. Cet appareil peut également permettre la gestion des paiements des clients, l’édition de tickets de caisse et, selon le modèle, d’assurer un suivi comptable ainsi que la gestion des stocks.
Il faut savoir que ces caisses enregistreuses se composent de plusieurs éléments, à savoir :
Le tiroir-caisse : sécurisé pour encaisser les espèces.
Un clavier ou un écran tactile : pour saisir les montants ainsi que les articles.
D’une imprimante : pour imprimer les reçus.
D’un lecteur de code barre : pour scanner facilement les articles.
Et parfois d’une balance : pour peser des produits directement en caisse.
Différences entre caisse enregistreuse et logiciel de caisse
Une caisse enregistreuse traditionnelle est un matériel physique, autonome, qui possède des fonctions basiques (calcul du montant, encaissement et impression du ticket). Cet appareil possède pas ou peu de connectivité, ce qui induit pas de connexion à internet et donc pas de synchronisation des données. Son stockage est limité, et les informations telles que les ventes ou les totaux restent difficilement exploitables sans impression. De plus, son utilisation reste simple et idéale pour des petits commerces qui nécessitent peu ou pas de suivi analytique.
Un logiciel de caisse, quant à lui, est une application informatique qui peut être installée sur un ordinateur, une tablette ou même dans un cloud. Ce logiciel possède des fonctions avancées avec par exemple la gestion des stocks, le suivi des ventes, la gestion des clients, un programme de fidélité ou encore un export comptable. Il possède une connectivité permettant la synchronisation des données et notamment des mises à jour automatiques. Sa flexibilité lui permet de s’adapter à de nombreuses activités professionnelles telles que la restauration, le commerce de détail, ou l‘hôtellerie de plein air par exemple. Bien souvent, il est compatible avec du matériel (imprimante ou encore lecteur de code barre). Enfin, le logiciel est également évolutif et personnalisable.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse sont nombreuses.
Il permet l’encaissement et la gestion des ventes.
Calcul automatique du total des remises et des taxes.
L’encaissement de multiples moyens de paiement (carte, chèques, espèces, etc.)
L’impression ou l’envoi par mail des tickets et des factures.
La gestion des retours des avoirs et des remboursements.
Le suivi des stocks
Décompte automatique des articles vendus.
Une alerte lorsque le stock est bas.
L’importation de catalogues produits avec des codes-barres, les prix ou les variantes.
La gestion des clients
Possibilité de créer des fiches clients avec les coordonnées ou l’historique d’achat.
Création de programmes de fidélité et de cartes de points.
Gestion des promotions et de bons de réduction personnalisés.
Le reporting et l’analyse
Rapport du chiffre d’affaires par jour, par produit ou par vendeur.
Statistiques de ventes, de marges top produits.
Possibilité d’exporter les données vers un tableur ou un logiciel comptable.
La compatibilité et la connectivité
Synchronisation avec le cloud à distance (consultation à distance, sauvegarde automatique).
Intégration avec CRM, comptabilité ou encore e-commerce.
Compatibilité matériel : imprimante ticket, lecteur code barre ou tiroir-caisse.
Le paramétrage et la sécurité
Possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits (administrateur, manager, vendeur).
Sauvegarde et archivage de données.
Conformité légale (certification anti-fraude).
Les fonctions sectorielles
Restaurants : gestion des tables, prise de commande, impression cuisine.
Hôtellerie : suivi des réservations et facturation séjour.
Prestation de services : agenda et suivi des rendez-vous.
Quels sont les avantages et inconvénients d’une caisse enregistreuse tactile ?
Ensuite, la caisse tactile, quant à elle, possède une interface intuitive et rapide permettant ainsi le suivi des stocks, des statistiques, la fidélisation ainsi que les remises. Elle permet également de se connecter à des périphériques extérieurs tels que des imprimantes, des scanners ou des balances. De plus, la caisse tactile est personnalisable, pour les menus, les plans de salles ou les multi-utilisateurs. Elle est compatible avec les normes fiscales les plus récentes. Mais elle nécessite un investissement initial plus élevé, elle nécessite également une formation minimale du personnel. Enfin, elle est également dépendante du fournisseur pour les mises à jour et la maintenance.
