Les caisses enregistreuses ne sont plus seulement de simples outils pour encaisser les paiements. Elles permettent de sécuriser chaque transaction et d’enregistrer automatiquement les paiements, qu’il s’agisse d’une transaction par carte bancaire via un TPE, en espèces via un monnayeur.
Aujourd’hui elle est au cœur de la gestion commerciale de votre entreprise (suivi des transactions et ventes, gestion de vos produits, des stocks, rapports fiscaux, comptabilité, et parfois intégration avec des applications de fidélité ou e-commerce).
Vous avez donc décidé de vous équiper d’un modèle de caisse enregistreuse pour répondre aux besoins de votre commerce et de votre activité. À vous s’offrent alors deux options : la location et l’achat. Vous vous demandez donc si vous devez acheter ou louer votre caisse enregistreuse.
On fait le point dans cet article.
La location de votre caisse enregistreuse :
Il faut déjà être averti du fait qu’il existe deux types de location. Il y a tout d’abord la location pure (avec engagement) qui dure en général 4 à 5 ans et qui ne propose pas d’option d’achat. Il y a également la location dite leasing (crédit-bail) qui dure généralement 4 ans et qui propose l’option d’achat à l’issue de cette période pour une somme symbolique. C’est donc un investissement sur la durée qui vous engage sur une période donnée.
Les avantages de la location :
Cette solution présente de nombreux avantages. La location représente un faible investissement initial et ne nécessite donc pas la mobilisation d’une grosse trésorerie de la part de votre commerce.
Elle permet de profiter de solutions de caisse évolutives. En effet, la location octroie une certaine souplesse et évolutivité grâce aux mises à jour régulières de votre logiciel, vous permettant ainsi de bénéficier de toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel de caisse.
La maintenance est très souvent incluse dans le prix de votre location, cela signifie donc que vous êtes couvert en cas de problème technique. Il y a un service après-vente ainsi que la mise à jour de la NF 525 (norme fiscale 525).
Accès facilité à du matériel d’encaissement pour les plus petits commerces grâce à un tarif plus abordable qu’à l’achat.
De plus, ne négligez pas le fait que les caisses enregistreuses tactiles s’accompagnent souvent de services complémentaires : installation, formation, assistance technique ou encore mise à jour logiciel, et que la location peut être une bonne option pour bénéficier de ces services.
Les inconvénients et risques
Attention cependant à plusieurs points. Le coût de la location peut évoluer. Il peut être amené à fluctuer en fonction notamment des périphériques que vous choisissez d’associer à votre caisse, TPE (lecteur de carte), monnayeur, imprimante cuisine.
Il faut aussi considérer le fait qu’il s’agit d’un coût et d’un investissement sur le long terme. Que de fait vous ne possédez pas l’équipement et êtes donc liés au fournisseur via un contrat.
Aussi la personnalisation peut parfois (en fonction des fournisseurs) être limitée, et certaines intégrations spécifiques indisponibles.
Les tarifs pour louer votre matériel d’encaissement peuvent également évoluer et varier en fonction des options choisies (TPE, monnayeur, imprimante, etc.).
Faites également très attention aux conditions du contrat de location, par exemple les pannes électriques ne sont pas toujours prises en charge alors que ces dernières représentent 99 % des pannes. Les caisses boulangeries sont souvent en contact avec la farine et donc assujetties aux pannes par exemple.
Auprès de qui louer sa caisse enregistreuse ?
Vous pouvez louer votre caisse auprès de fournisseurs spécialisés en solutions d’encaissement, auprès d’une banque ou d’un organisme financier qui proposent des formules de leasing. Certains revendeurs de matériel informatique et bureautique. Notez également que certains fournisseurs proposent un modèle économique basé sur un système d’abonnement, incluant la location de la caisse, la maintenance et les mises à jour.
L’achat de votre caisse tactile :
Les avantages de l’achat :
L’achat présente des avantages certains.
En effet, une fois achetée, la caisse vous appartient et vous n’avez plus de frais récurrents à prévoir.
Cette option présente une certaine rentabilité sur le long terme. Pour une utilisation prolongée, l’achat peut être plus avantageux financièrement que la location.
Vous avez également la possibilité d’adapter le matériel et le logiciel selon vos besoins spécifiques en intégrant vos propres systèmes de gestion ou de fidélisation. Par exemple, pour votre caisse commerce de détails commencer simplement le temps de se créer une base clients et activer la fidélité dans un second temps.
Vous n’êtes pas lié par un contrat lorsque vous achetez votre matériel, pas de clause de sortie ou de renouvellement imposé.
Vous possédez également une indépendance vis-à-vis du fournisseur et ne dépendez plus d’un prestataire pour les mises à jour ou la maintenance. Néanmoins vous avez la possibilité de prendre un contrat de maintenance pour assurer une certaine tranquillité lors de l’achat.
Les inconvénients et risques
L’achat représente néanmoins certains inconvénients. L’investissement initial est assez élevé et peut ne pas convenir à tous les budgets ou toutes les activités. Un petit commerçant sera peut-être moins à même de passer par l’achat en raison du prix d’achat initial.
La maintenance est également bien souvent à votre charge, c’est-à-dire que ce sera à vous de vous rapprocher d’un service de maintenance en cas de panne ou de mise à jour légale.
Auprès de qui acheter sa caisse enregistreuse ?
Vous pouvez acheter votre caisse enregistreuse auprès de fournisseurs spécialisés en caisses enregistreuses et logiciels d’encaissement comme DGsys. Les constructeurs ou distributeurs agréés ainsi que des grandes enseignes informatiques sont également à même de vous proposer des options d’achat de matériel d’encaissement.
Les points à vérifier et les erreurs à éviter avant de louer ou d’acheter votre caisse enregistreuse tactile :
Il faut par contre faire attention à plusieurs facteurs avant de se lancer dans l’achat ou la location d’un matériel d’encaissement auprès de votre prestataire.
- Faites attention au type de caisse que vous souhaitez acquérir, est-ce une caisse tactile ou une caisse traditionnelle ? Sachant qu’aujourd’hui la majorité des commerçants privilégient les caisses tactiles pour leur ergonomie et leur intuitivité. De plus, les caisses tactiles offrent une meilleure expérience utilisateur et s’adaptent parfaitement à vos besoins.
- Aurez-vous besoin de périphériques externes ? D’un terminal de paiement (TPE), d’un monnayeur, d’une imprimante cuisine pour votre caisse restaurant ?
- Soyez également vigilant en ce qui concerne le logiciel qui sera installé sur la caisse. Le logiciel répond-il à vos besoins et à vos demandes (gestion de stock, comptabilité, fidélité) ? Vous pouvez également vous assurer d’avoir la possibilité de prendre connaissance du logiciel de caisse en amont avec votre prestataire, avant de faire votre choix.
- Vérifiez la durée et le type de contrat de location si vous décidez de partir sur une location : est-ce une location simple ou un leasing avec option d’achat ? Quelles sont les conditions de sortie anticipée ? Attention également aux contrats de location trop longs (60 mois ou plus).
- D’autres questions sont également essentielles à soulever avant que vous vous décidiez : quelle est la trésorerie disponible ? Disposez-vous du budget nécessaire pour un achat immédiat ou préférez-vous étaler le paiement avec une location ?
- Combien de temps comptez-vous utiliser la caisse ? Si vous comptez garder le matériel longtemps, l’achat peut être plus rentable.
- Quelle importance accordez-vous à la maintenance et aux mises à jour ? Préférez-vous déléguer la gestion technique (location) ou rester indépendant (achat) ?
- Votre activité évolue-t-elle rapidement ? Si votre commerce a une croissance rapide, une solution flexible comme la location peut être plus adaptée afin de bénéficier d’un matériel à jour qui bénéficiera des dernières fonctionnalités.
- Assurez-vous aussi de savoir qui est responsable de la mise à jour NF 525 et comment elle est gérée.
En résumé :
Choisissez la location si vous avez un budget limité au départ et si vous souhaitez un matériel régulièrement mis à jour, si vous préférez déléguer la maintenance ou que le système d’abonnement vous convient.
Choisissez l’achat si votre trésorerie vous le permet, que vous visez une rentabilité à long terme et que vous souhaitez rester totalement indépendant dans la gestion de votre équipement.
Avant de vous engager, comparez bien le coût d’un achat direct avec celui d’un abonnement mensuel sur plusieurs années.
Il n’existe pas de solution universelle, le choix dépendra de vos besoins, de vos moyens financiers et de vos priorités en termes de flexibilité et de gestion. C’est pour cela que chaque commerçant souhaitant s’équiper d’un matériel d’encaissement doit s’assurer de choisir l’option qui répond le plus à ses besoins et ses contraintes.
F.A.Q :
Quelle est la différence entre une location simple et un leasing ?
Dans une location simple, vous payez des mensualités pour l’usage de la caisse mais à la fin du contrat votre matériel doit être restitué. Dans un leasing (ou crédit-bail), vous avez la possibilité de conserver la caisse en devenant propriétaire pour un prix souvent très bas à la fin du contrat.
Le logiciel est-il inclus dans le leasing ?
Souvent oui. La plupart des contrats de leasing incluent le logiciel d’encaissement ainsi que les mises à jour nécessaires. Mais il est important de vérifier les conditions, car certains fournisseurs facturent les mises à jour ou la maintenance séparément.
Est-il possible de changer de matériel en cours de leasing ?
Tout dépend du contrat. Certains prestataires offrent la possibilité d’évoluer vers une caisse plus performante en cours de bail et d’autres non. Il est donc essentiel de vérifier ce point avant de signer.
