Faire l’inventaire dans un magasin est une étape essentielle pour une bonne gestion commerciale et gestion des stocks. Que vous soyez gérant ou gérante d’un commerce de détail, d’une boutique de prêt-à-porter ou d’une épicerie, l’inventaire permet de connaître de manière précise l’état de vos stocks, d’éviter les pertes de vos produits et de mieux anticiper vos futurs achats.
Mais concrètement comment faire son inventaire dans un magasin efficacement ? On vous dit tout !
Qu’est-ce qu’un inventaire de magasin ?
L’inventaire consiste à effectuer un comptage et à enregistrer toutes les marchandises présentes dans votre magasin ainsi que dans votre réserve à une date donnée. Cela vous permet de compter et surtout de comparer les stocks physiques (ce qui est réellement en rayon) avec les stocks théoriques (ce que votre logiciel de caisse vous indique).
Mais quels sont les objectifs principaux d’un inventaire ?
- Connaître la valeur réelle du stock, cette valorisation des stocks vous servira d’ailleurs à plusieurs choses (évaluer votre patrimoine, calculer les résultats comptables, suivre la rentabilité et enfin ajuster les prix de vente)
- Identifier les écarts de stock (vols, erreur de saisie, pertes, etc.).
- Anticiper les commandes fournisseurs
- Préparer les bilans comptables et fiscaux
Faire son inventaire : une obligation légale.
Faire son inventaire de stock est une obligation légale. En effet il est obligatoire pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale. Il doit être effectué au moins une fois par an, à la date de clôture de l’exercice comptable. Exception faite lorsque l’entreprise n’est pas en mesure de mettre un inventaire permanent ou un inventaire tournant fiable. Dans ce cas, l’inventaire annuel peut être réalisé à une date différente de la clôture annuelle.
Quelles sont les étapes de l’inventaire ?
- Préparez votre inventaire
Dans un premier temps, il est important d’informer votre équipe, s’il y a lieu, de la tenue de l’inventaire. Nettoyez et organisez vos rayons ainsi que vos réserves, profitez-en également pour regrouper les produits similaires et imprimez votre liste de référence produit ou préparez votre terminal de saisie.
- Comptez les produits.
Travaillez à deux (cela vous facilitera la tâche), scannez les codes-barres pour éviter les erreurs manuelles et séparez les produits endommagés, obsolètes ou périmés.
- Comparez avec les données de votre logiciel de caisse.
Une fois les quantités physiques relevées, comparez-les avec les chiffres de votre logiciel de gestion ou de caisse (POS) si vous en possédez un. Cela vous permettra alors d’analyser les écarts. S’agit-il d’erreurs de saisie, de vols ou de pertes ou d’une mauvaise réception fournisseur ?
- Mettez à jour vos stocks.
Enfin, corrigez les quantités dans votre système et conservez une trace écrite de l’inventaire pour effectuer votre comptabilité.
Les différentes méthodes pour faire votre inventaire.
Il n’existe pas une seule méthode pour effectuer votre inventaire, tout comme le fait que la méthode idéale est celle qui vous convient. Aussi plusieurs outils sont utilisable pour effcetuer l’inventaire.
- L’inventaire manuel :
L’inventaire manuel est idéal dans le cas où vous n’auriez pas beaucoup de produits à contrôler. Pour ce faire, vous éditez votre état de stock sur papier et vous vérifiez que le stock réel en magasin et en réserve correspond bien. Il faut également veiller à bien annoter toutes les anomalies repérées. Par la suite, vous n’avez qu’à accéder à vos fiches produits pour corriger les erreurs décelées.
- L’inventaire grâce à un lecteur de codes-barres
Les lecteurs de codes-barres peuvent vous faire gagner un temps considérable. Vous n’avez qu’à utiliser votre lecteur habituel pour relever les codes-barres.
Pour utiliser cette méthode, vous pouvez soit scanner les articles en caisse (moins pratique) ou bien utiliser un ordinateur auquel vous reliez le lecteur, ce qui vous permettra d’être mobile dans votre magasin et votre réserve. La suite se passe dans votre logiciel de caisse.
- L’inventaire grâce à un appareil d’inventaire
L’avantage de ce type d’appareil est bien évidemment la mobilité qu’il octroie. L’utilisation est similaire au lecteur de codes-barres, mais contrairement à ce dernier l’appareil d’inventaire possède une mémoire interne. et n’a donc pas besoin d’être relié à un ordinateur lorsque vous bipez les articles. Par la suite, vous n’avez qu’à brancher l’appareil à un ordinateur pour transférer le fichier qu’il contient, puis le télécharger sur l’application qui se chargera de faire ressortir les anomalies potentielles.
Atout Caisse, le meilleur allié pour votre entreprise.
Tout comme les outils cités précédemment, votre logiciel de caisse peut également s’avérer être un outil puissant afin de gérer vos inventaires efficacement, que vous possédiez une caisse enregistreuse pour commerce de détail ou une caisse enregistreuse pour coffee shop ou salon de thé, par exemple. Votre solution d’encaissement sera non seulement à même de vous aider à la vente, mais également à la gestion des stocks.
Notre logiciel de caisse Atout Caisse est conçu pour vous faciliter la tâche et pour gagner en efficacité.
Notre module intégré intitulé « inventaire » vous permet, au choix, la création d’articles dans votre stock ou bien de recompter vos articles en stock.
Pour ce faire, rien de plus simple, il vous suffit d’aller dans la gestion des articles depuis votre tableau de bord, puis de sélectionner « inventaire » dans les fonctionnalités. Par la suite, vous pouvez ajouter des articles, soit en cochant les articles que vous souhaitez ajouter, ou bien en les ajoutant grâce à l’outil code-barres. Enfin, lorsque tout est finalisé, vous n’avez plus qu’à valider votre inventaire.
Les commerces équipés d’un logiciel de caisse NF525 (comme Atout Caisse) peuvent suivre avec précision les ventes et donc leur stock en temps réel. Certains logiciels permettent également de consulter ses stocks en ligne en temps réel, où que vous soyez.
Comprendre son inventaire.
Ce processus (parfois fastidieux) permet aux commerces de mieux comprendre plusieurs choses.
Il permet de voir la démarque connue, c’est-à-dire la quantité de produits censés être dans les stocks mais qui n’y sont pas pour des raisons qui ont été identifiées. Cela peut être de la casse, un vol identifié ou autre.
Ce processus permet également de voir la démarque inconnue. Contrairement à la démarque connue, ici les produits qui devraient être en stock et qui n’y sont pas le sont à cause de raisons inconnues (vols, erreurs de réception, erreurs de transfert, etc.).
Le but est donc de pouvoir à terme identifier les raisons et mettre un plan d’action en place pour éviter les vols ou erreurs de transfert par exemple et renforcer le contrôle. Lorsque des mesures sont mises en place, cela aide à réduire le coût global de gestion de stock.
En bref, un inventaire réalisé correctement grâce à un logiciel de caisse par exemple est la garantie d’une gestion des stocks impeccable et donc d’une augmentation des bénéfices.
La gestion des stocks est un point clé pour tout commerçant souhaitant optimiser son rendement.
