Beaucoup plus qu’un simple bout de papier, le ticket de caisse est un document incontournable du processus d’encaissement qui occupe une place importante dans la relation entre commerçants et clients. Généré par les imprimantes de caisse, son utilité oscille entre preuve d’achat, support d’information pour le public, outil de fidélisation et support de communication et de publicité.
À l’heure où la consommation responsable et la protection de la vie personnelle et des données personnelles prennent de l’importance auprès du public, l’existence du modèle traditionnel a pourtant été remise en cause avec la fin de l’impression de ticket de caisse automatique depuis 2023.
Mais alors quelles sont les obligations légales et les options pratiques ?
Qu’est-ce qu’un ticket de caisse ?
Le ticket de caisse, qu’il soit physique sur un support papier ou dématérialisé, est un document remis à l’acheteur au moment du paiement et généré à chaque encaissement sur une caisse en boulangerie par exemple. Ce document résume les détails de la transaction. Sur ce ticket imprimé sur du papier thermique, grâce à une imprimante thermique, on peut retrouver les informations suivantes :
- Dénomination des produits ou services achetés.
- Code articles
- Prix unitaires et montants réglés
- Taux et montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée)
- Date et heure d’émission
- Coordonnées du commerçant
De plus, il faut savoir que les tailles de tickets de caisse sont variables en fonction de l’imprimante de tickets choisie. La largeur du papier utilisé par les imprimantes à tickets inclut le 57 et le 80 mm. Chaque largeur possède ses propres avantages, de plus les imprimantes thermiques sont souvent privilégiées pour leur rapidité notamment. Néanmoins le ticket de caisse qui sort de votre solution d’encaissement, peut avoir une durée de vie limitée et peut s’effacer rapidement.
Aussi, si en tant que commerçant vous souhaitez personnaliser votre ticket, c’est tout à fait possible. Cela est possible grâce à la gestion de la configuration de votre imprimante à ticket de caisse, il est alors possible d’insérer un logo, des points de fidélité ou des notes de frais par exemple.
Ce ticket a longtemps été un élément incontournable du commerce physique, édité automatiquement par une imprimante de caisse (reliée à une solution point de vente pour boucherie par exemple).
Mais le ticket de caisse ne sert pas uniquement à donner un reçu au client après ses achats. En effet, ce dernier peut s’avérer être un véritable support pour de la publicité ou encore pour votre communication ou votre programme de fidélité.
Obligations légales d’un ticket de caisse de votre solution d’encaissement :
Lorsqu’un ticket de caisse est remis (papier ou numérique), il doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires :
- Le nom ou la raison sociale
- Adresse du lieu de vente ou du siège social
- Numéro de SIREN ou SIRET
Des informations sur la vente :
- Date et heure d’émission
- Numéro du ticket ou référence de la transaction
- Désignation précise du produit ou des services
- Quantité et prix unitaire des produits réglés
- Montant total HT
- Taux et montant TVA
- Montant total TTC
- Réductions éventuelles
- Moyen de paiement
- Mention « TVA non applicable-article 293 B du CGI » (si franchise en base)
Mentions spécifiques :
- Garantie légale de conformité (si applicable)
- Message environnemental (facultatif)
- Coordonnées du service client (facultatif)
En plus des mentions citées ci-dessus, le commerçant a l’obligation légale de conserver ses justificatifs de vente (tickets, journaux de caisse, etc.) pendant une durée de 2 ans minimum pour contrôle fiscal.
Les données doivent être inaltérables et sécurisées (système de caisse certifié ou logiciel antifraude TVA certifié NF525).
Fin de l’impression systématique du ticket de caisse : que dit la loi ?
Depuis le 1ᵉʳ aout 2023, l’impression automatique des tickets est supprimée en France conformément à la loi AGEC (Anti-Gaspillage pour une Economie Circulaire).
Désormais le ticket n’est imprimé que sur demande du client. Et la solution dématérialisée est vivement encouragée.
Cette mesure a pour but :
- Réduire le gaspillage de papier
- Limiter l’exposition aux substances chimiques présentes dans certains papiers thermiques.
- Encourager la transition numérique et les solutions dématérialisées.
Et plus largement à réduire l’impact sur l’environnement.
Si l’impression n’est plus automatique et réalisée à la demande du client, certains tickets sont néanmoins toujours imprimés de manière systématique :
- Pour les biens durables soumis à une garantie légale (électroménager, téléphones, ordinateur)
Le ticket doit alors mentionner : « Ce bien bénéficie d’une garantie légale de conformité de deux ans à compter de sa délivrance. »
- Pour les opérations bancaires spécifiques : transactions annulées, refusées ou non abouties, opérations soumises à préautorisation, remboursement crédit ou caution.
- Pour les balances automatiques ou les pesées : par exemple pesage des fruits et légumes en supermarché.
- Pour les prestations de services supérieures à 25 euros TTC (exemple : garagiste, coiffeur, plombier), obligation d’une note comportant les mêmes mentions qu’un ticket.
- Pour les automates nécessitant un ticket pour accéder à un service : parking, péage, borne postale, etc.
Dématérialisation : oui mais pas n’importe comment.
Face à l’obligation de ne plus imprimer systématiquement le ticket de caisse et de proposer une option dématérialisée, le consommateur est en droit de demander son ticket au format papier ou digital et doit donc avoir le choix.
Vous pouvez donc proposer la dématérialisation de ce dernier, que ce soit un envoi du ticket par SMS, mail ou sur un espace web par exemple.
En revanche, cette solution dématérialisée entraîne des conséquences techniques et juridiques non négligeables pour pour la digitalisation du ticket.
Informez vos clients :
En tant que commerçant, vous devez donner le choix, et informer votre acheteur concernant son ticket de caisse.
Vous pouvez lui proposer :
- Aucun ticket, quand cela ne nuit pas aux droits de l’acheteur (ex : pour un remboursement).
- Un ticket papier (impression classique via une imprimante de caisse ).
- Un ticket dématérialisé, si vous êtes en mesure de le proposer (envoyé par mail, SMS ou accessible via un QR code sur le web).
Vous devez informer votre clientèle de manière claire et accessible. Les consommateurs ne doivent pas rencontrer de difficulté pour accéder à l’information. Par exemple, il faut distinguer cette indication sur la protection de données des autres informations non liées et il faut que cette information soit affichée de manière adaptée dans votre boutique (formats visuels à base d’infographie par exemple).
Aussi les informations doivent être aussi claires que possible (phrases courtes et vocabulaire simple).
Vous pouvez informer les consommateurs en caisse concernant le traitement des données personnelles. Par la suite, l’information plus complète pourra être communiquée via un QR code qui permettra à vos clients d’avoir accès à votre politique de confidentialité.
Pensez à des solutions alternatives :
Dans le cas d’un ticket de caisse digital de bar, il faut penser à des solutions permettant de minimiser la collecte de données. Ces solutions dématérialisées qui limitent le transfert de données sont des solutions telles qu’un envoi via un QR code. Par exemple, l’usage d’un QR code permet d’accéder au ticket sans transmettre les coordonnées du client. Ce dernier ne requiert pas la collecte de données autre que l’adresse IP de l’utilisateur.
Il faut donc privilégier les solutions minimisant la collecte de données, par exemple : le système doit être sécurisé (par exemple via des jetons d’accès ou des durées de validité limitées sans cookies superflus).
D’autres solutions ne requérant pas la collecte des données personnelles sont encore à l’étude et en cours de développement. Leur usage est d’ailleurs encouragé.
Respectez la législation :
Si vous êtes en mesure de proposer la dématérialisation, sachez que cette solution est encadrée et que cet encadrement vise à assurer la protection des données de vos clients.
Avec le traitement des données numériques, il y a le traitement des données personnelles qui rentre en compte (adresse mail, numéro de téléphone, etc.). Il faut informer le client des finalités et de ses droits.
Vous devez également respecter les règles de prospection et de consentement. La publicité par voie electronique (mails, SMS etc..) est possible mais à certaines conditions. Par exemple, si les données collectées sont utilisées à des fins de prospection commerciale ou de publicité, le client doit exprimer un consentement explicite, sauf si le commerçant agit dans le cadre d’un « intérêt légitime » dans certains cas réglementés.
Le consommateur doit pouvoir s’opposer aisément à l’utilisation de ses données et les droits d’accès, de rectification, d’opposition, etc., doivent être respectés comme le prévoient le RGPD (règlement général sur la protection des données) et la loi « Informatique et Libertés ».
En conclusion, avec la loi de 2023, l’impression systématique des tickets de caisse n’est plus d’actualité pour les petits achats du quotidien.
Pour pallier à cette mesure qui a pour ambition de réduire l’impact environnemental des tickets de caisse, vous pouvez soit proposer l’impression du ticket, soit proposer un ticket dématérialisé. Cette digitalisation des tickets doit néanmoins s’effectuer dans un cadre légal si cette digitalisation s’accompagne d’une collecte de données.
Il est également recommandé d’appliquer les pratiques suivantes :
De mesurer l’empreinte des pratiques numériques avant leur adoption car elles ne sont pas nécessairement plus vertes que le papier. De concevoir des solutions dématérialisées dès le départ en minimisant les données collectées ou en évitant la transmission d’informations de contact lorsque possible.
Lors de la mise en place de la dématérialisation, privilégier une information claire, transparente, claire et accessible (infographie, affichage, QR code renvoyant à la politique de confidentialité). Mettre en place les mécanismes nécessaires pour que le client puisse exercer ses droits (opposition, suppression, etc.).
