La certification des logiciels de caisse est devenue un enjeu majeur pour tous les professionnels assujettis à la TVA concernant la gestion moderne des entreprises. Depuis plusieurs années, l’administration fiscale impose des exigences strictes, notamment avec la réglementation antifraude TVA, afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la fiabilité des données d’encaissement. L’utilisation de systèmes d’encaissement certifiés garantissant la traçabilité, la sécurité et la fiabilité des données de facturation est désormais obligatoire.
Mais au-delà de l’aspect légal, cette démarche s’inscrit dans une logique de gestion intégrée et de production de données fiables pour un meilleur reporting comptable et fiscal.
Mais qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ? Qui est concerné ? Comment obtenir la certification ? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?
Un logiciel de caisse certifié est un programme informatique qui permet d’enregistrer les règlements de vos clients, qu’ils soient effectués en espèces, en chèques ou en carte bancaire (ou tout autre moyen de paiement). Tout en respectant des règles de sécurité et de fiabilité strictes. Ces systèmes de caisse permettant la gestion des encaissements répondent à des critères réglementaires stricts et doivent être conçus selon un référentiel technique défini par l’administration fiscale et attesté par un organisme accrédité.
Ces règles ont été définies par la loi de finances datant de 2018, qui impose à tous les commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un système d’encaissement conforme. L’objectif est d’éviter la fraude à la Taxe sur la Valeur Ajoutée, notamment en empêchant la suppression ou la modification des transactions sans traces.
Un logiciel conforme doit donc garantir les points suivants :
- Les données enregistrées sont inaltérables (aucune suppression ni modification possible sans trace).
- Les enregistrements sont sécurisés (protégés contre toute manipulation).
- Les opérations sont archivées et conservées pendant une durée légale (au moins 6 ans).
Pourquoi la certification est-elle obligatoire ?
Avant la mise en place de cette certification, il était facile pour certains commerçants d’utiliser des logiciels permettant de masquer une partie de leur chiffre d’affaires encaissé et donc d’échapper partiellement à la TVA.
Pour lutter contre cette pratique, la loi antifraude TVA a instauré cette obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié.
Les 4 principes de conformité :
- Inaltérabilité : chaque enregistrement de paiement doit être conservé dans son état d’origine. Si une modification est nécessaire (ex : remboursement, avoir), elle doit être tracée et justifiée.
- Sécurisation : les données de caisse doivent être signées de manière électronique ou protégées via un mécanisme de chiffrement qui garantit qu’elles n’ont pas été altérées.
- Archivage : les archives doivent être verrouillées périodiquement (mensuellement ou annuellement), afin de garantir leur intégrité et leur lisibilité dans le temps.
Ces critères permettent d’assurer la traçabilité totale des encaissements et de sécuriser le processus comptable de l’entreprise et assurent la conformité avec les obligations légales de chaque entreprise.
Quels organismes délivrent la certification ?
La conformité d’un logiciel de caisse peut être prouvée de deux manières :
- Une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel. Par cette attestation, l’éditeur certifie que son produit respecte les exigences légales (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). Ce document doit être daté et signé et fourni à chaque utilisateur.
- Une certification délivrée par un organisme agréé. Il existe actuellement deux organismes reconnus par l’administration fiscale, à savoir :
- LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais).
- INFOCERT
Ces organismes réalisent des tests techniques rigoureux et attribuent un certificat de conformité valable pour une version donnée du logiciel. Ce certificat est une preuve incontestable de la conformité du système d’encaissement.
Qui est concerné par l’obligation de certification ?
La certification des logiciels de caisse concerne tous les commerçants, artisans et entreprises qui :
- Réalisent des ventes à des particuliers (B2C)
- Sont assujettis à la TVA
- Utilisent un logiciel ou système d’encaissement (y compris un terminal de caisse, une application mobile ou un ERP avec module de vente).
Par exemple :
- Un restaurateur utilisant une caisse tactile connectée.
- Un salon de coiffure gérant ses encaissements par logiciel
- Un commerçant utilisant un terminal de point de vente (POS)
- Une boutique e-commerce disposant d’un module de paiement intégré.
Exemptions :
L’obligation ne s’applique pas :
- Aux auto-entrepreneurs en franchise de base de TVA.
- Aux entreprises facturant exclusivement à des professionnels (B2B) sans encaissement direct de particuliers.
- Aux associations non soumises à la TVA.
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
En cas de contrôle fiscal, si l’entreprise ne peut pas justifier de la conformité de son logiciel de caisse, elle s’expose à :
- Une amende forfaitaire de 7500 euros par logiciel non certifié ou par système d’encaissement non conforme.
- Une mise en demeure de 60 jours pour régulariser la situation.
Si au bout de ce délai aucune preuve de conformité n’est présentée, une nouvelle amende peut être appliquée, voire un redressement fiscal.
Notez bien que des contrôles inopinés peuvent avoir lieu et que l’administration peut vous demander le certificat ou l’attestation de conformité à tout moment.
Comment vérifier qu’un logiciel de caisse est certifié ?
Pour vous assurer que votre logiciel est bien conforme :
- Demandez à l’éditeur ou au fournisseur le document officiel de conformité (certificat LNE/INFOCERT ou attestation individuelle).
- Vérifiez le certificat sur les sites des organismes agréés.
- Conserver le document dans vos archives comptables. En cas de contrôle, il doit être disponible immédiatement.
Aussi certains éditeurs affichent directement la mention « logiciel de caisse certifié conforme à la loi anti fraude TVA » dans leurs documents commerciaux ou sur leur site internet. De plus, certaines formations professionnelles incluent désormais un module dédié à la réglementation des logiciels de caisse pour aider les entreprises à se mettre en conformité et à comprendre leurs obligations.
En conclusion, pour être en règle, il vous faut un logiciel de caisse certifié NF525. Mais attention tout de même à l’autocertification qui n’est pas valable et qui peut entrainer une amende. C’est pourquoi vous devez être vigilant sur les différents points abordés dans cet article.
