Que vous gériez un établissement chic en plein Paris, un bistrot de quartier chaleureux ou un coffee shop branché, la réalité économique est la même pour tous. Dans le secteur de la restauration, la marge se gagne autant en cuisine que lors de la négociation des achats.
Imaginez la scène : c’est le coup de feu du vendredi soir, votre salle est pleine. Soudain, le chef vous annonce qu’il n’y a plus de faux-filet. C’est la rupture. Non seulement vous perdez une vente, mais vous décevez un client.
Les meilleurs restaurants ne sont pas seulement ceux qui offrent les plus belles expériences, ce sont aussi ceux qui font preuve d’une rigeur à toute épreuve. Alors que la fin d’année approche, avec son lot de cadeaux, de repas de Noël et d’effervescence, la gestion de vos réserves devient critique.
La gestion de stock restaurant grâce à une solution d’encaissement performante n’est pas seulement une contrainte logistique : c’est le levier le plus puissant pour augmenter votre marge nette sans nécessairement augmenter vos prix. Dans un secteur où les marges sont souvent serrées, savoir exactement ce qui entre et ce qui sort de votre réserve est vital.
Pourquoi la gestion de stock est-elle le cœur de votre rentabilité ?
Beaucoup de restaurateurs naviguent à vue en se concentrant uniquement sur le service à table. Pourtant un stock mal géré a des conséquences directes et lourdes sur la santé financière de l’établissement.
1. Maîtriser le ratio « matières premières »
Le cout matière (food cost) représente entre 25 % et 35 % du chiffre d’affaires d’un restaurant. Si votre gestion des stocks est approximative, ce ratio peut grimper en flèche. Un suivi rigoureux permet de maintenir ce pourcentage dans la fourchette basse, augmentant mécaniquement votre bénéfice.
2. Réduire le « coulage »
Le terme est bien connu dans le métier. Le coulage désigne la perte de marchandises due au vol, à la consommation du personnel non enregistrée ou aux erreurs de caisse. On estime que le coulage peut représenter jusqu’à 2 % à 5 % du chiffre d’affaires d’un restaurant. Un suivi informatique de stocks permet d’identifier immédiatement les écarts entre le stock théorique et le stock réel.
3. Optimiser la trésorerie
Un stock dormant, c’est de l’argent immobilisé qui ne travaille pas pour vous. Avoir un sur-stockage pèse sur votre trésorerie. À l’inverse, le sous-stockage risque de créer des ruptures et de nuire à votre image. L’équilibre est la clef.
Les conseils incontournables pour gérer son stock restaurant
Avant de parler logiciels ou de technologies, il faut parler méthode. Même le meilleur outil du monde ne fonctionnera pas sans une rigueur organisationnelle. Voici les points essentiels pour structurer votre approche.
La méthode PEPS (ou FIFO)
C’est la base de l’hygiène et de la gestion : premier entré, premier sorti (en anglais first in, first out). Concrètement, lorsque vous recevez une livraison, les nouveaux produits doivent être rangés derrière les anciens sur les étagères. Cela vous évite de retrouver une brique de crème périmée au fond du frigo.
La standardisation via les fiches techniques
Il est impossible de gérer un stock de restaurant si vous ne savez pas précisément ce que vous vendez.
La fiche technique détaille la composition exacte de chaque plat (ex : 180 g de bœuf, 20 g de sauce, 150 g de frites).
À chaque vente encaissée sur votre système d’encaissement DGsys, le logiciel doit idéalement décrémenter ces quantités exactes de votre stock théorique. Sans fiches techniques précises, vos écarts d’inventaire seront incompréhensibles.
L’inventaire physique régulier
Le digital aide, mais il ne remplace pas le comptage. Vous devez définir une fréquence d’inventaire :
Inventaire journalier : pour les produits ultrasensibles (alcools forts, pièces de viande coûteuses).
Inventaire hebdomadaire : pour les produits frais et l’épicerie courante.
Inventaire mensuel : pour la totalité du stock, y compris le sec, les emballages et les produits d’entretien.
N’hésitez pas à organiser vos réserves de la même manière que vous organisez votre feuille d’inventaire (sheet to shelf). Si votre liste commence par les huiles, placez les huiles à l’entrée de la réserve. Vous gagnerez un temps précieux.
Gérer les fournisseurs et les commandes
La relation avec vos fournisseurs est capitale. Une erreur classique, c’est la commande d’impulse : commander trop car l’on a peur de manquer, sans analyser les ventes réelles. Il faut rationaliser. Définissez des jours de commande fixes et des seuils d’alerte. Vérifiez systématiquement des livraisons à la réception : le poids, la qualité, la température. Une fois le bon de livraison signé, il est souvent trop tard pour réclamer.
Les spécificités saisonnières : le défi de Noël et de la nouvelle année
La période de fin d’année est un crash-test pour votre gestion des stocks. Entre les repas de groupe pour Noël et le réveillon de la nouvelle année, menu et carte spécifiques, les volumes explosent.
Anticipation : les produits festifs (foie gras, truffe, chapon) sont chers. Une erreur de stock sur ces produits coûte très cher. Analyser vos données de l’année précédente pour prévoir des volumes justes.
Rotation : après les fêtes, l’activité chute souvent en janvier. Il est crucial d’écouler les stocks festifs rapidement (via des suggestions du jour ou des formules déjeuner) pour éviter qu’ils ne deviennent des pertes sèches.
Les outils digitaux : logiciels et écosystèmes
À l’heure actuelle, le papier et le crayon ne suffisent plus. La digitalisation de la cuisine et des stocks grâce à une solution d’encaissement pour restaurant est devenue la norme pour gagner du temps.
Le rôle central du logiciel de caisse (POS)
Votre caisse enregistreuse pour restaurant DGsys est le point de départ. Elle capture la vente. Mais pour aller plus loin dans la gestion de stock pure (calcul des ratios, gestion fine des approvisionnements), il existe un écosystème de logiciels performants.
Un marché riche en solutions (Melba, Yokitup, etc.)
Le marché de la « Food Tech » propose des outils spécialisés qui peuvent parfois s’interfacer avec les systèmes de caisse. On entend souvent parler de solutions comme Melba ou Yokitup.
Ces outils permettent de digitaliser les commandes fournisseurs et de suivre les ratios en temps réel tout en optimisant vos inventaires et en maitrisant vos coûts. Ces outils vous permettent donc de centraliser vos flux.
La solution DGsys
Notre dispositif d’encaissement pour restaurant peut être un de vos meilleurs alliés dans la gestion de vos stocks.
En effet, nos caisses enregistreuses pour restaurant ne servent pas uniquement à encaisser. Ce sont des solutions qui vous accompagnent durant toutes les étapes de votre quotidien de restaurateur, que vous soyez à la tête d’un bistrot de quartier ou d’une grande brasserie parisienne.
Les stocks en temps réel : grâce à notre logiciel Atout Caisse, chaque vente décrémente instantanément de votre stock théorique. Grâce à l’option extranet, vous pouvez également consulter vos stocks à distance, où que vous soyez.
Gestion des pertes et du coulage : l’interface intuitive d’Atout Caisse permet de saisir les pertes (repas personnel, assiette renversée, péremption) en quelques clics directement sur l’écran tactile. Ces données sont cruciales pour expliquer les écarts lors de vos inventaires par exemple.
Aussi, notre caisse enregistreuse pour restaurant vous assure une liaison fluide entre la cuisine et la caisse et vous permet également de configurer des seuils d’alerte pour ne jamais être en rupture.
